Definición De Asistente Administrativo

Es probable que hayamos escuchado este término en temas relacionados a empleos. Para comprender qué es un Asistente Administrativo debemos primero saber qué se conoce como un Asistente. De esta manera se define a una persona que, en una empresa o sistema organizativo se encuentra por debajo y a las órdenes de otra persona. Esta persona puede ser un ejecutivo o jefe de departamento.

Administrativo por su parte define todo aquello que se relaciona con el funcionamiento de una entidad u organización. Está vinculado al rendimiento adecuado de dichas estructuras empresariales.

Un asistente administrativo es también a veces referido como un oficinista, secretario o recepcionista. Es alguien que realiza tareas rutinarias de oficina y organización. Organizan archivos, redactan mensajes, programan citas y ayudan a otros miembros del personal. Aunque los asistentes administrativos trabajan en casi todas las industrias, muchos se concentran en escuelas, hospitales, agencias gubernamentales y oficinas legales y médicas.

Asistente Administrativo

¿Qué hace un asistente administrativo?

Los asistentes administrativos usan software para crear hojas de cálculo, redactar mensajes, administrar bases de datos y producir presentaciones, informes y documentos. También pueden negociar con proveedores, comprar suministros, administrar almacenes o bibliotecas corporativas, y obtener datos de diversas fuentes. Los deberes específicos del trabajo varían según la experiencia, el título del trabajo y la especialidad.

El trabajo de un asistente administrativo generalmente implica lo siguiente:

  • Mantener sistemas de archivo en papel y electrónicos para registros y mensajes
  • Enrutar y distribuir correo salientes y entrantes
  • Responder las cartas de rutina y el correo electrónico
  • Adjuntar archivos a los mensajes entrantes
  • Corregir la ortografía y la gramática para garantizar la precisión
  • Operar máquinas de fax, videoconferencia y sistemas telefónicos, y otros equipos de oficina
  • Usar computadoras para hojas de cálculo, procesamiento de textos, administración de bases de datos y otras aplicaciones
  • Completar los formularios de acuerdo con los procedimientos de la compañía
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