Definición de Secretaria » Qué es, Significado y Concepto

La Secretaría es el cargo o puesto en el que se encarga de llevar el registro y control administrativo de una oficina. Esta labor es una responsabilidad fundamental en muchas organizaciones, ya que el secretario es el encargado de asistir administrativamente a la persona que ocupa el cargo de máxima autoridad.

El secretario no solo lleva el registro de los documentos oficiales, sino que también se encarga de la gestión de la agenda de citas, el protocolo y los trámites legales.

Es común que el secretario tenga conocimientos en contabilidad, informática y relaciones públicas, así como una buena ortografía y redacción. El secretario debe ser una persona organizada, responsable y capaz de trabajar bajo presión.

Se espera que el secretario sea capaz de gestionar el correo electrónico, realizar llamadas telefónicas y tener una buena comunicación con los clientes. Además, debe tener la habilidad de juntar información relevante para el trabajo y preparar informes detallados.

Es importante recordar que el secretario es la cara visible de la oficina y, por lo tanto, debe presentar una imagen profesional. El secretario debe ser capaz de trabajar de forma independiente y mantener la confidencialidad de la información a la que tiene acceso.

¿Qué es la secretaria?

La secretaria es un cargo de asistente administrativo. Su trabajo consiste en:

• Gestionar la agenda de una persona o empresa.
• Organizar reuniones y actividades.
• Tomar nota de lo que se habla en reuniones y conferencias.
• Redactar documentos.
• Mantener las cuentas y los registros.
• Atender el teléfono y los correos electrónicos.

Las secretarias son una parte importante de una compañía, ya que su trabajo es fundamental para la buena marcha de la misma. Por ello es necesario contar con una persona que tenga conocimientos y habilidades suficientes para desempeñar dicho cargo. Estas habilidades abarcan desde un buen conocimiento de la informática y herramientas de ofimática, hasta un buen nivel de comunicación y relaciones interpersonales.

¿Cuál es el papel de una secretaria?

El papel de una secretaria es muy importante, ya que es la primera persona con la que un cliente entra en contacto cuando visita una oficina. Es responsable de:

• Organizar las citas y los calendarios.
• Atender las llamadas telefónicas.
• Manejar los correos electrónicos.
• Preparar documentos, informes y presentaciones.
• Manejar el archivo de documentos.
• Recibir y dirigir visitantes.

Además, una secretaria también se encarga de la compra de materiales, la gestión de los recursos humanos, la gestión de los proveedores y la organización de reuniones. También es necesario que tenga conocimientos en informática ya que es el encargado de mantener el sistema informático actualizado y seguro. Por último, una secretaria debe tener una buena comunicación interpersonal para poder atender a clientes, empleados y proveedores.